Réglement

1. L’ÉVÉNEMENT

L’Ultra Raid Gérardmer est un raid VTT à étapes, exigeant physiquement et techniquement, organisé par ULTRA RAID ASBL (rue de la Corne 21, 5620 Flavion – Belgique), en partenariat avec la Ville et l’Office du Tourisme de Gérardmer.
L’épreuve se déroule sur des chemins et sentiers ouverts à la circulation.

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2. L’ÉPREUVE

Course chronométrée, ouverte en solo ou en duo, sur plusieurs distances et formats.
Classement par étape et classement général.
Des formules E-MTB sont également proposées (voir §9).

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3. CONDITIONS DE PARTICIPATION

• Épreuve ouverte à toutes et à tous, licencié·e·s ou non.

• Obligatoire :

  • soit une licence cyclisme (FFC ou fédération reconnue) couvrant la compétition,

  • soit un certificat médical de non contre-indication au sport en compétition, daté de moins d’un an au jour du départ.

• Âge minimum : 16 ans (mineurs uniquement avec autorisation parentale et accompagnement).

• Pour les formules E-MTB non compétitives, certificat médical ou licence non requis.

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4. INSCRIPTIONS

• Inscriptions exclusivement via la plateforme officielle disponible sur www.ultra-raid-gerardmer.com (paiement en ligne).

• Tarifs, quotas et formules disponibles sur le site.

• L’organisation limite le nombre de participants pour des raisons de sécurité.

• L’inscription est personnelle, ferme et définitive.

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 Transferts de dossard

• Les transferts de dossard sont autorisés uniquement via la plateforme d’inscription jusqu’à la date limite indiquée.

• Chaque transfert est soumis à des frais administratifs de 5 €.

• Tout transfert effectué en dehors de la plateforme est strictement interdit et engage la responsabilité des personnes concernées.

• Options possibles lors de l’inscription : formule traiteur, Hôtel Package (places limitées), et autres services.

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5. RETRAIT DES DOSSARDS

• Le vendredi, selon la plage horaire précisée sur le site et dans le Guide des Athlètes.

• Plaque de cadre obligatoire sur le cintre.

• Un bracelet d’identification (coureur et accompagnant) est remis et doit être porté en permanence.

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6. PARCOURS

6.1 Accès au départ

Les participants doivent se présenter dans les temps et passer sous l’arche de départ pour le check-in électronique obligatoire.
L’absence de pointage = mise hors course.

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6.2 Arrivée d’étape

Chaque coureur doit passer sous l’arche d’arrivée pour le pointage final.
Toute absence de pointage pourra déclencher des recherches ; les frais injustifiés seront facturés au participant.

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6.3 Balisage et tracés

Parcours balisé + traces GPX disponibles (GPS fortement recommandé).
Certains carrefours ne sont pas gardés : respect du Code de la Route obligatoire.
Le parcours peut être adapté en cas de nécessité (météo, travaux, arrêtés...).
Seuls les véhicules officiels (organisation, secours, presse, motos de course) sont autorisés.
Zones d’assistance strictement limitées à celles indiquées sur le Roadbook Assistants.

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Respect de l’environnement

Aucun déchet ne peut être abandonné sur le parcours.
Des poubelles sont disponibles aux ravitaillements et zones d’arrivée.
Interdiction formelle de couper hors des sentiers balisés ou d’endommager les milieux naturels.

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7. LA COURSE

7.1 Déroulement

Des portes horaires peuvent être mises en place.
Les participants arrivant après ces délais devront emprunter un itinéraire bis ou être arrêtés.
Les E-MTB sont autorisés sur les vagues dédiées (déclarer l’assistance à l’inscription).

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7.2 Abandons – Check in / Check out

Tout abandon doit être signalé au check-out d’arrivée.

• Abandon provisoire : possible de reprendre l’étape suivante (transfert à organiser, selon disponibilités).

• Abandon définitif : l’organisation n’assure plus la logistique ni le rapatriement.
  Non-signalement = facturation forfaitaire de 100 € pour recherches injustifiées.

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7.3 Matériel obligatoire

• Casque homologué

• Couverture de survie

• Téléphone portable chargé

• Nécessaire de réparation + mini trousse de secours

• Vêtements adaptés (veste imperméable, couche chaude, gants…)

• Pour l’étape nocturne : éclairage avant/arrière + gilet réfléchissant

• Matériel fourni par l’organisation : plaque VTT, bracelet, puce ou tracker GPS
  Les coureurs sont semi-autonomes, avec 3 à 6 ravitaillements par étape.

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7.4 Pénalités

Sortie du parcours, déchets abandonnés, assistance hors zone autorisée ou comportement dangereux = disqualification immédiate.
Des contrôleurs mobiles sont présents sur le parcours.

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7.5 Assistance

Les assistants peuvent intervenir uniquement dans les zones prévues et indiquées dans le Roadbook Assistants.

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8. LOGISTIQUE

8.1 Bagages

Espace bagages sur le site d’arrivée (sous la responsabilité du participant).
Aucun objet de valeur n’est accepté.

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8.2 Parc VTT

Parc sécurisé à chaque arrivée d’étape.
Accès uniquement pour les coureurs munis de leur bracelet et plaque.
Antivol obligatoire.
Aucune réparation autorisée à l’intérieur du parc.

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8.3 Restauration

3 à 6 ravitaillements par jour selon l’étape.
Les petits-déjeuners et dîners sont assurés par un traiteur partenaire (horaires communiqués).
À Gérardmer, la formule traiteur est optionnelle (non incluse dans l’inscription de base).
Possibilité de réserver l’Hôtel Package : chambres single à quadruple, petit-déjeuner inclus, sauna, piscine, bain froid, garage vélo sécurisé.

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8.4 Réparation et entretien VTT

Bike Wash et stand mécanique à chaque arrivée d’étape (pièces et services standards).
En cas d’indisponibilité d’une pièce, location de VTT possible selon disponibilité.

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8.5 Hébergements / Bivouac

Pas de bivouac sous tente sur le site de la Mauselaine.
Hébergements possibles via l’Office du Tourisme de Gérardmer (tarifs préférentiels) ou via le Hôtel Package Ultra Raid.

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8.6 Assistants / Accompagnants

Chaque accompagnant déclaré à l’inscription reçoit un bracelet nominatif.
L’accès au parc VTT est strictement interdit.
La formule “assistant” donne accès à la restauration et aux zones prévues.

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8.7 Navettes

Pas de navettes (départs/arrivées au même lieu).

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8.8 Sécurité

Dispositif de secours agréé par la commune et le préfecture.
En cas d’urgence : numéro figurant sur le dossard, ou 112 / 15.
L’organisation se réserve le droit de mettre hors course un participant jugé inapte.

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9. E-BIKE​

• Speed-pedelecs interdits.

• Recharge batterie impossible sur le parcours (prévoir autonomie suffisante). Sauf exception proposée par l'organisation. 

• Service de dépôt de seconde batterie possible (modalités précisées dans le Guide des Athlètes).

• Respect du fair-play et de l’éthique sportive.

• Contrôles techniques possibles – toute fraude = disqualification.

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10. POLITIQUE D’ANNULATION & REMBOURSEMENT

• Assurance annulation (option payante) proposée à l’inscription.

• Sans assurance, aucun remboursement sauf en cas de force majeure déclarée par l’organisation.

• En cas d’annulation officielle, l’organisation proposera une ou plusieurs solutions de repli.

Procédure d’annulation (avec assurance) :

• Demande au plus tard 10 jours ouvrables avant l’épreuve.

• Justificatif à fournir.

• Mail à organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com

  • Objet : ASSURANCE ANNULATION + numéro d’inscription

• Remboursement à 100 % des droits et options (hors frais bancaires et prime d’assurance).

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11. DROIT À L’IMAGE & DONNÉES PERSONNELLES

L’inscription implique l’autorisation d’utiliser image, nom et voix du participant pour la promotion de l’événement, sur tous supports.
Conformément au RGPD, chaque participant dispose d’un droit d’accès et de suppression de ses données personnelles.
L’inscription entraîne la réception des communications liées à la course (désinscription possible).

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12. ASSURANCES & RESPONSABILITÉS

L’organisateur dispose d’une assurance responsabilité civile.
Chaque participant reste responsable de son matériel et de sa propre assurance (corporelle, vol, matériel…).
En cas de force majeure, la responsabilité de l’organisateur ne pourra être engagée.
En tout état de cause, elle est limitée au montant du droit d’inscription.

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13. MODIFICATION D’INSCRIPTION

Toute modification (distance, correction de données, etc.) doit être effectuée au plus tard 20 jours avant l’événement.
Au-delà, aucune garantie de traitement ni de réimpression des dossards.

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14. LITIGES & RÉCLAMATIONS

Réclamations pendant l’épreuve : auprès du Directeur de course.
Après l’épreuve :

• par mail à info@ultra-raid-des-3-vallees.com,

• ou par courrier : ULTRA RAID ASBL – rue de la Corne 21, 5620 Flavion – Belgique.
  Délai maximal : 30 jours après la fin de l’événement.
  Les tribunaux compétents seront saisis en cas de litige non résolu.

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